Interogãri si rapoarte în Access

 

Continuãm seria Microsoft Access cu prezentarea a douã noi tipuri de obiecte: interogãrile si rapoartele, precum si a modului în care acestea vin în ajutorul utilizatorului.

 

Metoda de interogare, indiferent cã se aplicã asupra persoanelor sau asupra datelor, va duce în mod sigur la întocmirea unui raport ...

Crearea de interogãri

Se stie cã o interogare este un set de întrebãri ce se pune asupra tabelelor din baza de date, sau o definitie a datelor ce se doresc gãsite: ce câmpuri, din care tabele, corespunzãtor cãror criterii, în ce ordine de sortare. De asemenea s-a amintit în primul articol din seria despre Microsoft Access cã datele interogate pot fi dintr-o singurã tabelã sau pot fi din mai multe tabele, iar interogarea culege informatiile cerute într-un dynaset (set dinamic de articole). Un dynaset aratã ca o tabelã, dar nu este o tabelã, este doar o vizualizare dinamicã a datelor din una sau din mai multe tabele. Interogãrile pot fi folosite ca sursã pentru formulare, rapoarte si chiar pentru controalele listã.

Ca si în cazul tabelelor si a formularelor, o interogare se poate crea folosind vrãjitorii oferiti de Microsoft Access sau în mod manual.

Dacã se doreste crearea unei interogãri cu ajutorul vrãjitorului, dupã ce se alege optiunea Query Wizards din fereastra New Query va apãrea o nouã fereastrã de unde se poate alege tipul de interogare care se doreste. Crosstab query - prezintã datele sub forma de linii si coloane asemenea unei tabele. Cu ajutorul acestor interogãri se poate prezenta o cantitate mare de informatie într-un format usor de citit. Find Duplicates query - cautã articolele duplicate dintr-o tabelã sau interogare. Find Unmatched query - cautã toate articolele dintr-o tabelã ce nu sunt în relatie cu articole din alte tabele. Archieve query - copiazã articole dintr-o tabelã într-o nouã tabelã si optional le sterge din tabela originalã.

De cele mai multe ori nu este nevoie de Query

În continuare se va prezenta modul manual de creare a unei interogãri. Dupã ce se alege optiunea New Query din fereastra New Query se va deschide fereastra Query Design (Proiectarea interogãrii) si fereastra Add Tables (Show Tables in Access 95). Din aceastã fereastrã se aleg tabelele sau interogãrile care contin datele necesare interogãrii. Dupã ce s-au ales tabelele aceastã fereastrã trebuie închisã, însã dacã se constatã cã mai sunt necesare si alte tabele se poate deschide din nou apelând optiunea Add Tables (Show Tables in Access 95) din meniul Query. Dacã s-au adãugat mai multe tabele, se pot observa uneori niste linii între tabele ce reprezintã relatiile dintre ele si aratã cum sunt articolele dintr-o tabelã în relatie cu articolele din alte tabele. Acum, cã s-au ales tabelele interogãrii trebuie specificat si ce câmpuri din aceste tabele sunt implicate în interogare. În partea de jos a ferestrei Query Design se aflã o grilã care contine câmpurile interogãrii. Astfel, pentru a adãuga un câmp în interogare se poate face dublu-clic pe el, sau se face clic pe el si tinând tasta mouse-ului apãsatã se trage acest câmp pe pozitia doritã din grilã. Existã posibilitatea de a introduce în grilã mai multe câmpuri odatã. Se selecteazã mai multe câmpuri în stilul Windows: Shift+clic pentru o gamã continuã sau Ctrl+clic pentru o selectare individualã, si apoi se trage pe grilã grupul selectat. Pentru a adãuga toate câmpurile unei tabele în interogare se pot selecta toate câmpurile prin dublu-clic pe numele tabelei, sau se poate trage semnul asterix din casuta tabelei pe grilã. Pentru a selecta un câmp în grila interogãrii se face clic pe selectorul aflat deasupra numelui câmpului. Acest câmp selectat poate fi mutat pe o altã pozitie în grila interogãrii, poate fi sters din interogare apãsând tasta Del sau poate fi inserat un nou câmp înaintea lui apãsând tasta Ins. De multe ori în interogare se doreste folosirea altor nume pentru unele câmpuri decât cele din tabele. Astfel, pentru a da un nou nume diferit de cel din tabelã se face clic la stânga numelui de câmp existent si se va scrie noul nume urmat de :.

Dacã se doreste ca sã se vadã în grilã numele tabelei din care face parte fiecare câmp al interogãrii, lucru se face în cazul in care se doreste sã nu aparã numele tabelelor din care fac parte câmpurile interogãrii. De multe ori se doreste ca datele sã fie prezentate într-o anumitã ordine sau sã fie sortate dupã o anumitã cheie. În grila si în acest rând se poate specifica pentru fiecare câmp ordinea într-o interogare nu înseamnã ca acest câmp trebuie Uneori câmpurile sunt necesare doar pentru specificarea criteriilor de selectie a articolelor din tabele. Cu ajutorul casetei de validare din rândul câmpul respectiv este inclus ca o coloanã în

în care se creeazã definitia interogãrii, modul pot vedea rezultatele interogãrii si modul SQL unde se pot vedea instructiunile SQL.

Definirea criteriilor de selectie

În cazul unor criterii simple de selectare a articolelor, ca de exemplu toate persoanele cu numele de familie Popescu sau toate persoanele size="5"> Dacã se introduc valori în dreptul mai multor câmpuri pe acelasi rând vor fi selectate doar acele articole care îndeplinesc toate conditiile. Dacã criteriile sunt introduse pe rânduri diferite vor fi selectate articolele care îndeplinesc cel putin una din conditiile pentru specificarea criteriilor de selectie: ,<=, >=, <>, Like, Between si Not. De asemenea, în celulele grilei de pe rândul Criteria se pot introduce expresii, iar pe baza rezultatelor furnizate sã se obtinã selectia doritã. Totusi pot sã aparã probleme în anumite cazuri. De exemplu, dacã se fac comparãri între nu este egal cu 45.98. Mai des apar probleme la comparãrile de expresii diferite. Deci trebuie avutã grijã în ast fel de cazuri.

Proprietãtile interogãrilor

, se pot folosi numeroase proprietãti pentru a determina caracteristicile unei interogãri, a câmpurilor din interogare s i a tabelelor din interogare. Aceste proprietãti pot fi apelate în mai multe moduri: se apeleazã butoanele din toolbar; (3) se face clic drepata si din pentru lista respectivã. Cele mai semnificative proprietãti sunt chiar cele ale interogãrii. Amintim în continuare doar câteva: size="5"> atunci toate câmpurile din tabelã vor fi incluse în size="5"> - implicit aceastã proprietate este setatã pe atunci în interogare se vor afisa toate articolele. Dacã atunci articolele duplicate din interogare vor fi eliminate. Dacã se articolele duplicate din tabelele de bazã. Aceste douã proprietãti size="5">

Salvarea si rularea interogãrilor

Dupã ce se salveazã o interogare, aceasta devine un obiect al bazei de date. Pentru a salva o interogare se alege din meniul oferã implicit un nume interogãrii, dar acesta poate fi schimbat cu un nume sugestiv de maxim 64 caractere care poate sã includã si spatii. O interogare nu poate avea acelasi nume cu o tabelã. În size="5">-ul va afisa o întrebare prin care se propune suprascrierea tabela cu acelasi nume va fi înlocuitã, iar dacã interogarea continea acea tabelã datele din aceasta se vor pierde.

Pentru a rula o interogare din fereastra interogãrilor se va size="5"> interogarea poate fi rulatã alegând optiunea

Interogãrile actiune

Pânã acum s-au prezentat interogãri care culeg datele din mai multe tabele, le sorteazã, filtreazã si apoi datele la dispozitia utilizatorilor un tip special de interogãri numite

Pentru crearea unei interogãri actiune se va crea o interogare size="5"> sau din toolbar tipul de interogare dorit. Interogarea care sã filtreze datele care se doresc sã fie sterse si apoi se transformã aceastã interogare într-o interogare articole din alte tabele decât cele care intrã în interogare, în cazul în care avem relatii între tabele cu proprietatea size="5"> se foloseste pentru a schimba continutul unor câmpuri, noile valori putând sã se bazeze pe vechile valori sau sã fie independente de acestea. Si în cazul interogãrilor a relatiilor dintre tabele. În acest caz cel mai simplu mod size="5"> care sã filtreze datele ce trebuiesc modificate, apoi se transformã size="5"> din grila interogãrii se vor introduce noile valori. Acest tip de interogare este util mai ales în cazul în care avem date gresite în tabele si vrem sã le înlocuim cu cele corecte.

acest lucru se poate face foarte simplu, selectând articolele din prima tabelã si apoi adãugându-le în cea de-a size="5"> pot fi folosite si în cazul în care unele câmpuri dintr-o tabelã nu existã in cealaltã tabelã. De exemplu, dacã prima tabelã are 10 câmpuri si tabela din care se adaugã are doar 6 câmpuri, în înregistrãrile care se vor adãuga vor fi completate doar cele 6 câmpuri. Pentru ca si în cazul celorlalte interogãri, se va crea o interogare specificându-se tabela în care se vor adãuga noile articole. În grila interogãrii, în rândul

Crearea Rapoartelor


Pentru a crea un raport, din fereastra rapoartelor se face clic pe unde se poate alege modalitatea de creare a raportului: manual sau folosind sursa raportului: o tabelã sau o interogare. Existã mai multi vrãjitorul nu pune nici un fel de întrebãri, aranjeazã în grupuri si le afiseazã într-un format tabelar (rânduri si coloane). Se pot calcula totaluri pentru fiecare grup si totaluri pentru size="5"> - cu ajutorul acestor rapoarte se pot afisa nume si adrese într-un în care fiecare rând reprezintã un articol din sursa raportului. Dupã ce s-a ales tipul de raport dorit se urmeazã directiile oferite ultima fereastrã a vrãjitorului se apasã pe butonul Pentru a crea un raport fãrã ajutorul vrãjitorilor apoi se adaugã toate controalele si textele manual ca si în cazul formularelor, proiectarea manualã a unui raport fiind similarã cu proiectarea manualã a unui formular, folosindu-se aceleasi controale care pot fi selectate din acelasi toolbox, aceleasi proprietãti, etc.
Pentru a salva un raport se alege din meniul file optiunea ...) si se atribuie raportului un nume sugestiv de maxim 64 caractere care poate contine si spatii.
Dacã suntem în modul de proiectare asupra unui raport (adãugarea de noi controale, schimbarea sau aranjarea pentru a verificarea fonturilor, a dimensiunii lor si a modului de aranjare size="5">, pentru verificarea datelor din întregul raport. Un raport size="5"> si din fereastra rapoartelor, apãsând butonul Preview. În modul Preview al unui raport, dacã se face clic pe o anumitã zonã din paginã, aceastã zonã poate fi mãritã size="5"> un raport poate fi exportat în diferite formate ( pentru orientare orizontalã.

Pentru a tipãri la imprimantã un raport, acesta trebuie deschis în orice mod de vizualizare sau trebuie selectat din fereastra În acest moment, se va deschide o fereastrã de unde se pot selecta paginile din raport ce se doresc tipãrite si numãrul de copii al raportului.

De multe ori se poate întâmpla stergerea unui raport din de listare a definirii raportului. În aceastã definitie sunt incluse proprietãtile raportului, numele, tipurile si proprietãtile controalelor din raport. Folosind aceastã facilitate, se pot reconstrui într-un mod foarte eficient rapoartele pierdute din anumite cauze. Pentru listarea la imprimantã a descrierii unui raport, din meniul Sectiunile unui raport

reprezintã numãrul total de pagini din raport. În Access 95 acest lucru se poate face mult mai usor selectând optiunea Data curentã se poate adãuga raportului în mod size="5"> reprezintã antetul si subsolul raportului. Aceste sectiuni apar doar pe prima paginã respectiv ultima paginã. În antet se poate introduce titlul raportului iar subsolul raportului poate cuprinde un rezumat al informatiilor prezentate în raport, o serie de totaluri si contorizãri.

Majoritatea rapoartelor afiseazã datele într-un format size="5"> a raportului se repetã pentru fiecare înregistrare.

Ca si în cazul formularelor, rapoartele pot sã continã subrapoarte, dar spre deosebire de subformularele incluse în formulare, includerea subrapoartelor în rapoarte nu este asa de des folositã, doar în cazul în care este nevoie de mai multe sectiuni.